Rencana Tanggap Darurat

Rencana Tanggap Darurat merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh seluruh masyarakat lingkungan kerja yang bertujuan untuk mengantisipasi datangnya keadaan darurat sehingga semua orang pada saat itu mengetahui hal-hal apa saja yang harus dilakukan untuk selamat. Alasannya sederhana, karena kita tidak tahu kapan bencana itu datang, maka dari itu kita membutuhkan ketersediaan kita untuk menghadapinya.

Bencana berdampak pada kerugian. Berikut ini kerugian yang mungkin dapat terjadi:

• Kecelakaan yang menimpa  pada karyawan, tamu perusahan, atau lainnya dari yang teringan seperti luka sampai yang terberat atau korban jiwa.
• Gangguan kesehatan baik secara fisik maupun mental
• Kerusakan aset, meskipun kerugian ini bersifat finansial, namun dapat mengakibatkan kerugian secara ganda karena hilangnya proses kegiatan.
• Terhentinya kegiatan operasi perusahaan, yang berakibat terhentinya proses bisnis yang menyangkut kredibilitas dan komitmen terhadap pelayanan pelanggan  

Dalam penanganan kondisi darurat, diperlukan pemahaman secara perspektif dalam penanganan secara totalitas terhadap dampak adanya resiko bahaya yang meliputi: 

• Komitmen pemilik dan pengelola instalasi proses produksi serta penghuni bangunan    
• Perencanaan tentang antisipasi penanggulangan keadaan darurat  dengan menggunakan sumber daya yang tersedia dan telah disiapkan yang memuat antara lain organisasi dalam bentuk koordinasi, tugas dan tanggung jawab secara jelas dan  prosedur operasional penanggulangan keadaan darurat 
• Penyediaan sarana dan prasana yang dibutuhkan dan handal ketika dibutuhkan  
• Penyediaan sumber daya manusia sesuai dengan kompetensinya 
• Pembinaannya secara berkesinambungan dalam bentuk sosialisasi peningkatan kesadaran guna merubah perilaku selamat baik dalam keadaan normal maupun dalam keadaan darurat 
• Pelatihan simulasi darurat secara berkala dan evaluasi pelaksanaannya agar semua insan pelaku dalam organisasi tanggap darurat menjadi familiar dengan tugas dan tanggung jawab, serta semua sistem/sarana/peralatan darurat  selalu siap pakai jika dibutuhkan.

Kategori Keadaan Darurat

Keadaan Darurat Tingkat I (Tier I)

Merupakan keadaan darurat yang berpotensi mengancam nyawa manusia dan harta benda (asset), yan secara normal dapat diatasi oleh personil jaga dan suatu instalasi/pabrik dengan menggunakan prosedur yang telah dipersiapkan, tanpa perlu adanya regu bantuan yang dikonsinyir. Keadaan darurat kategori ini mempunyai satu atau lebih karakter sebagai berikut:

• Kecelakaan skala kecil atas suatu daerah tunggal atau satu sumber saja
• Kerusakan asset atau luka korbannya terbatas
• Karyawan yang bertugas dengan alat yang tersedia dibantu regu tanggap darurat sudah cukup untuk menanggulanginya

Keadaan Darurat Tingkat II (Tier II)

Merupakan suatu kecelakaan besar dimana semua karyawan yang bertugas dibantu dengan peralatan dan material yang tersedia di instalasi/pabrik tersebut, tidak lagi mampu mengendalikan keadaaan darurat tersebut, sehingga mengakibatkan terjadinya beberapa korban manusia. Karakteristiknya sebagai berikut:

• Meliputi beberapa unit atau beberapa peralatan besar yang dapat melumpuhkan kegiatan instalasi/pabrik.
• Dapat merusak harta benda pihak lain didaerah setempat (diluar daerah instalasi).
• Tidak dapat dikendalikan oleh tim tanggap darurat dan dalam pabrik itu sendiri, bahkan harus minta bantuan pihak luar.

Keadaan Darurat Tingkat III (Tier III)

Merupakan keadaan darurat berupa malapetaka/bencana yang dahsyat dengan akibat lebih besar dibandingkan dengan Tier II, dan memerlukan bantuan, koordinasi pada tingkat nasional.

Manajemen Darurat

Manajemen darurat merupakan proses dari penyiapan, penanggulangan dan pemulihan dari setiap kejadian yang tidak direncanakan yang memberikan dampak negatif terhadap kegiatan perusahaan. Tujuannya untuk mengatasi kerentanan dalam keadaan darurat. 

Tiga pokok penting yang diperlukan pada pelaksanaan Manajemen darurat yaitu: 

• Adanya tujuan yang ingin dicapai dalam keadaan darurat; 
• Tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan organisasi tanggap darurat dan sarana yang tersedia; 
• Kegiatan-kegiatan organisasi harus dilakukan pembinaan dan dievaluasi secara berkelanjutan. 

Manajemen darurat merupakan kegiatan yang berkesinambungan meliputi 4 tahap kegiatan : 

1. Pencegahan/mitigasi

Tahapan mitigasi adalah tindakan yang dilakukan untuk mengurangi dampak yang disebabkan oleh terjadinya bencana. Tahap mitigasi memfokuskan pada tindakan jangka panjang untuk mengurangi risiko darurat. Tindakan mitigasi terdiri dari mitigasi struktural dan mitigasi non-struktural.

Mitigasi struktural adalah tindakan untuk mengurangi atau menghindari kemungkinan dampak darurat secara fisik seperti pembangunan gedung dengan srtuktur yang ketahanan terhadap penjalaran api sampai waktu tertentu, penyediaan sarana darurat untuk jalan keluar beserta pendukungnya, sarana proteksi kebakaran secara aktif, sarana komunikasi darurat dll.

Sementara Mitigasi non-struktural adalah tindakan terkait kebijakan dan komitmen pengelola bangunan, pembinaan dalam bentuk pelatihan peningkatan pengetahuan dan penyebarluasan informasi untuk mengurangi risiko terkait dampak darurat, pembangunan kepedulian dan peningkatan ketrampilan  dalam menghadapi darurat. 

2. Kesiap-siagaan pada tahap sebelum darurat

Pada tindakan ini dilakukan dalam rangka mengantisipasi suatu bencana akibat, untuk memastikan bahwa tindakan yang dilakukan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan efektif pada saat dan setelah terjadi kebakaran. Dalam tahap ini berikut hal-hal yang perlu dilakukan:

• Menyiapkan prosedur darurat kebakaran yang mencakup organisasi pelaksana darurat, tindakan yang harus dilakukan secara cepat dan tepat dalam keadaan darurat, serta sarana yang digunakan  (Siapa melakukan apa dalam keadaan darurat dan peralatan apa yang digunakan).
• Koordinasi baik secara internal maupun eksternal. 
• Bagaimana mengevakuasi penghuni bangunan secara cepat, tepat dan selamat.
• Bagaimana memberikan pertolongan pertama pada orang yang terluka saat terjadi darurat. 
• Upaya-upaya yang dilakukan untuk pemulihan secara cepat.
• Pelatihan simulasi darurat yang bertujuan untuk menilai kesiapan personil, ketepatan prosedur dalam mengansipasi keadaan darurat dan keandalan sarana darurat.

3. Tanggap darurat

Tahap ini memfokuskan pada serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan segera setelah terjadi kejadian darurat untuk mengurangi dampak buruk yang ditimbulkan.Yang termasuk kegiatan tanggap darurat antara lain: 

• Tindakan penyelamatan penghuni bangunan dan aset perusahaan 
• Evakuasi penghuni bangunan dan penyelamatan korban
• Pemberian pertolongan pertama

4. Rehabilitasi dan rekonstruksi pada tahap setelah bencana 

Merupakan serangkaian program kegiatan yang terencana, terpadu, dan menyeluruh yang dilakukan setelah kejadian darurat.  Kegiatan pemulihan meliputi tindakan pemulihan dalam jangka pendek dan panjang, rekonstruksi, dan rehabilitasi. 

Tahapan Penyusunan Prosedur Tanggap Darurat Kebakaran & Implementasinya

Rencana tanggap darurat dalam bentuk prosedur tanggap darurat merupakan acuan bagi pelaksanaan penanggulangan keadaan darurat. Perencanaan kesiapsiagaan tanggap darurat untuk industri maupun untuk bangunan sangat bervariasi. Faktor yang mempengaruhi adalah :

• Karakteristik hunian, kegiatan dan mobilitas penghuni. Semakin tinggi bangunan, semakin kompleks dalam perencanaan kesiapsiagaan tanggap darurat. Ketersediaan sarana darurat, perencanaan kesiapan darurat harus menyesuaikan dengan kondisi ketersediaan sumber daya yang ada.
• Lokasi geografi bangunan dan instalasi industri,  faktor letak geografi perlu dipertimbangkan dalam kesiapan tanggap berkaitan dengan bencana alam. Lingkungan bangunan gedung dan instalasi proses, tata letak bangunan dan gedung yang berkaitan dengan kepadatan lingkungan merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan. Dalam keadaan darurat, untuk area dengan tingkat mobilitas lalu lintas yang tinggi, akses bantuan luar seperti Dinas Pemadam atau Departemen Pemadam menuju ke bangunan akan mengalami hambatan, sehingga sumber daya yang tersedia harus mampu untuk menanggulangi keadaan secara mandiri. 

Perhatikan Alur berikut ini

Tahap 1: Bentuk Tim Penyusun Rencana Tanggap Darurat

Tim Penyusunan dengan kriteria antara lain :

• Memahami filosofi K3 
• Mengenal kegiatan unit kerja
• Memahami peralatan/sarana darurat secara operasional
• Memahami tata laksana kerja organisasi
• Semua anggota tim harus mampu berkomunikasi dan berinteraksi secara aktif

Tahap 2: Membuat/Menentukan Tujuan Dan Ruang Lingkup
Tentukan Tujuan dan Lingkup yang jelas dan tertulis yang disesuaikan dengan kebijakan dan komitmen perusahaan, sesuai dengan karakteristik hunian dan konstruksi bangunan serta sesuai dengan ketersedian sistem/sarana/peralatan darurat yang tersedia

Tahap 3: Identifikasi & Penilaian Risiko Kebakaran

• Identifikasi Evaluasi potensi bahaya yang dapat mengakibatkan keadaan darurat dalam bentuk  penilaian resiko serta skenarionya. 
• Identifikasi potensi bahaya meliputi kemungkinan-kemungkinan yang dapat terjadi seperti ;
• Jenis keadaan darurat yang mungkin akan terjadi baik bahaya internal maupun external.
• Pertimbangan keadaan darurat seperti : Kebakaran. Ledakan, Ancaman Bom, Huru-hara Kegagalan Teknologi Bencana alam, seperti banjir, gempa dll
• Dalam Penilaian Resiko atau Risk assessment akan dapat teranalisa besarnya tingkat kejadian, seperti Luas/Volume bahan yang dapat terbakar potensi ledakan dan luas kebakaran, dan dampak kejadian seperti tingkat kerusakan, potensi terjadinya korban, dampak terhadap sekitar dan lamanya kejadian.

Tahap 4 : Menyusun Kesiapsiagaan Tanggap Darurat

Berdasarkan identifikasi & penilaian risiko  bahaya, akan dapat ditetapkan kemungkinan potensi bahaya kebakaran yang dapat terjadi dan mitigasi yang sudah dilaksanakan bagaimana metoda atau prosedur untuk respon yang cepat, tepat dan terarah, siapa yang harus melaksanakan dan sarana peralatan apa yang dibutuhkan. 

Pekerjaan yang harus dilakukan pada tahap ini adalah  :

1. Identifikasi Sumber Daya  

Identifikasi sumber daya bertujuan untuk menilai antara apa yang dibutuhkan dan apa yang tersedia untuk menanggulangi keadaan darurat sehingga memperkecil tingkat kerugian. 

Contoh sumber daya yang perlu diidentifikasi antara lain seperti:

• Kapasitas sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam penanggulangan keadaan darurat, sistem, sarana, prasarana dan peralatan yang dibutuhkan dalam penanggulangan, sistem komunikasi, pos komando, aksesibilitas ketempat kejadian dll 
• Merencanakan organisasi,  tugas & kewajiban petugas penanggulangan keadaan darurat serta metoda yang gunakan untuk mempersempit dampak kondisi darurat seperti  taktik & strategi yang digunakan melalui berbagai skenario. 

2. Menyusun organisasi tanggap darurat. 

Penyusunan organisasi didasarkan atas kondisi struktur organisasi yang sudah ada (kondisi normal) secara prinsip bahwa organisasi ini hanya berjalan pada kondisi darurat. Dalam struktur organisasi harus tertera secara jelas organigram dalam rantai komando dan secara tertulis tugas,  tanggung jawab dan wewenang   organisasi.

3.  Menyusun prosedur tanggap darurat.

Susun  prosedur tetap tanggap darurat secara lengkap dan tertulis  yang nantinya menjadi dokumen resmi yang telah disetujui oleh pimpinan dan selalu di perbaiki secara berkala melalui berbagai  skenario. 

Tahap 5: Susun rencana untuk pelatihan simulasi atau  emergency drill

• Prosedur keadaan darurat hanya dokumen tertulis,  jika tidak pernah dilaksanakan dalam bentuk pelatihan yang biasa disebut pelatihan simulasi darurat atau Emergency Drill .  
• Tujuan pelatihan simulasi darurat adalah agar tim tanggap darurat dan semua karyawan memahami dan terlatih dalam menghadapi keadaan darurat serta untuk memastikan semua sarana/peralatan darurat selalu dalam keadaan siap pakai dan berfungsi dengan baik. 
• Agar pelaksanaan pelatihan simulasi darurat berjalan dengan baik, perlu disiapkan skenario kejadian secara rinci yang memuat siapa berbuat apa dan sistem/peralatan/sarana yang digunakan.

Tahap 6: Evaluasi & Pemuthakhiran Prosedur

• Evalusi dan pemuthakiran protap tanggap darurat sangat diperlukan, dengan tujuan agar protap sudah teruji dan dapat dilaksanakan ketika terjadi keadaan darurat. 
• Evaluasi pelaksanaan pelatihan simulasi diperlukan, untuk menilai  tingkat pemahaman dan ketrampilan dari setiap anggota Tim Tanggap Darurat terhadap prosedur, koordinasi dan komunikasi internal unit organsisasi dan external perusahaan tanggap darurat, Keandalan sarana/peralatan darurat, Kepatuhan penghuni bangunan gedung terhadap prosedur tanggap darurat.
• Evaluator bisa dari internal perusahaan atau dari external. 
• Penyempurnaan protap berdasarkan berbagai masukan diantaranya dari Rekomendasi dari Hasil laporan evaluasi pelaksanaan pelatihan simulasi darurat, Rekomendasi hasil evalusi pelaksanaan penanggulangan keadaan darurat, Adanya perubahan pada sarana/peralatan darurat, nama personal yang tercantum dalam organsiasi darurat, pergantian nomor telepon.

Tahap 7: Susun Organisasi Tanggap Darurat

Organisasi darurat adalah pegelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggungjawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktifitas yang berdaya guna dan berhasil dalam mencapai tujuan yang berkaitan dengan kedaruratan. Sesuai dengan tujuan keadaan darurat, organisasi darurat hanya berfungsi dan melaksanakan kegiatan pada keadaan darurat saja.

Contoh Organisasi Tanggap Darurat

Tahap 8: Susun Prosedur Tanggap Darurat

Dalam menyusun prosedur darurat  tentunya harus mampu menjawab pertanyaan yang terkait dengan kesiapsiagaan tanggap darurat yaitu : 

• Tindakan apa yang harus dillakukan dalam keadaan darurat?
• Kapan tindakan itu harus dilaksanakan?
• Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan?
• Siapakah yang akan melaksanakan tindakan?
• Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

Tahap 9: Simulasi Tanggap Darurat

Keadaan darurat tidak bisa diketahui kapan dan dimana akan terjadinya, namun yang ada adalah bagaimana kesiapsiagaan dalam menghadapi keadaan darurat. Untuk mengetahui sampai sejauh mana kesiapsiagaan menghadapi keadaan darurat yang meliputi perencanaan dan pengorganisasian, pemahaman personil terhadap pelaksanaan prosedur ketika terjadi keadaan darurat. Simulasi tanggap darurat sebisa mungkin simulasi yang persis dengan bahaya yang paling besar kemungkinannya terjadi di lingkungan kerja.

Tahap 10: Evaluasi dan Pemutakhiran

Rencana tanggap darurat dapat dievaluasi dan diupdate  setelah dilakukannya simulasi keadaan darurat, terjadinya keadaan darurat, serta perubahan sistem dan struktur yang ada di lingkungan kerja.

Tujuan evaluasi adalah untuk mengidentifikasi kelemahan rencana tanggap darurat yang ada sehingga dilakukanlah perbaikan dalam kesiapsiagaan tanggap darurat. Berbagai parameter dapat digunakan untuk menilai tentang hasil pelaksanaan pelatihan simulasi tanggap darurat seperti prosedur tanggap darurat Kualitas Sumber Daya Petugas Pelaksana Simulasi Kebakaran & Evakuasi Terpadu Kesadaran Penghuni Gedung dalam menyikapi keadaan darurat Kehandalan Sistem Proteksi Bangunan, dan lain-lain.

PT Prashetya Quality sebagai PJK3 mampu membantu para tenaga kerja dan pemimpin perusahaan dengan menyelenggarakan pelatihan dan sertifikasi Emergency Response Plan.